Kako napisati efikasan, uspjesan email?
E-pošta je dugo bila osnovni alat za poslovnu komunikaciju, ali prema istraživanju, 50 posto e-mailova i tekstova je pogrešno shvaćeno.
Dakle, kako možete izbjeći pogrešno tumačenje vaših e-poruka? I kako možete pisati e-poruke koje daju rezultate koje želite?
U ovom članku razmatramo neke strategije koje možete koristiti kako biste osigurali da vaša e-poruka bude jasna, učinkovita i uspješna.
Podjelite sa nama korisne informacije i proizvode:www.collcard.com
Pisanje efektivnih e-poruka
Prosječan kancelarijski radnik svaki dan primi oko 80 e-poruka. Sa tom količinom pošte, pojedinačne poruke se lako mogu previdjeti. Slijedite ova jednostavna pravila kako biste primijenili vaše e-poruke i postupili po njima.
Nemojte pretjerano komunicirati putem e-pošte
Jedan od najvećih izvora stresa na poslu je ogromna količina e-poruka koje ljudi primaju. Dakle, prije nego počnete pisati e-mail, zapitajte se: "Da li je ovo zaista potrebno?"
Kao dio toga, možete koristiti direktne poruke ili telefonski poziv da se pozabavite pitanjima za koja će vjerovatno biti potrebna diskusija naprijed-nazad. Koristite naš alat za planiranje komunikacija kako biste identificirali kanale koji su najbolji u zavisnosti od vaše poruke.
Također, e-pošta nije tako sigurna kao što mislite, posebno zato što ljudi mogu prosljeđivati e-poštu bez razmišljanja ili brisati historiju razgovora. Dakle, izbjegavajte dijeljenje osjetljivih ili ličnih podataka u e-poruci i nemojte pisati o bilo čemu što vi ili subjekt vaše e-pošte ne biste željeli da vidite na bilbordu u vašoj kancelariji.
Kad god je moguće, prenesite loše vijesti lično. Ovo vam pomaže da komunicirate sa empatijom, saosećanjem i razumevanjem, i da date detalje ili objasnite više ako je vaša poruka shvaćena na pogrešan način.
Dobro iskoristite teme
Novinski naslov ima dvije funkcije: privlači vašu pažnju i sažima članak, tako da možete odlučiti hoćete li ga pročitati ili ne.
Naslov vaše poruke e-pošte trebao bi učiniti istu stvar.
Veća je vjerovatnoća da će prazna linija predmeta biti zanemarena ili odbijena kao "neželjena pošta", pa uvijek koristite nekoliko dobro odabranih riječi da recite primaocu o čemu se radi.
Možda ćete želeti da uključite datum u liniju predmeta ako je vaša poruka jedna od regularnih serija e-poruka, kao što je nedeljni izveštaj o projektu. Za poruku na koju je potreban odgovor, možda biste željeli uključiti i poziv na akciju, kao što je "Odgovorite do 7. novembra".
Dobro napisana tema, kao što je ona ispod, donosi najvažnije informacije, a da primalac čak i ne mora da otvara e-poštu.
Ovo služi kao podsjetnik koji primaoce podsjeća na vaš sastanak svaki put kada pogledaju u svoju pristiglu poštu.
Ako imate vrlo kratku poruku koju trebate prenijeti, a možete cijelu stvar uklopiti u naslovnicu, koristite "EOM" (Kraj poruke) da obavijestite primaoce da ne moraju otvarati e-poštu kako bi dobili sve informacije koje im treba.
Primjer
Predmet: Možete li poslati izvještaj o prodaji za februar? Hvala! EOM
(Naravno, ovo je korisno samo ako primaoci znaju šta znači "EOM".)
Neka poruke budu jasne i kratke
E-poruke, poput tradicionalnih poslovnih pisama, moraju biti jasne i koncizne. Neka vaše rečenice budu kratke i jasne. Sadrzaj e-maila treba biti direktno i informativno i treba da sadrži sve relevantne informacije.
Za razliku od tradicionalnih pisama, međutim, slanje nekoliko e-poruka ne košta više nego slanje samo jednog. Dakle, ako trebate komunicirati s nekim o više različitih tema, razmislite o pisanju zasebne e-pošte za svaku od njih. Ovo čini vašu poruku jasnijom i omogućava vašem dopisniku da odgovori na jednu po jednu temu.
primjer:
Predmet: Revizije za izvještaj o prodaji
bok Jackie,
Hvala što ste poslali izvještaj prošle sedmice. Pročitao sam ga jučer i smatram da su za Poglavlje 2 potrebne konkretnije informacije o našim brojkama prodaje.
Također sam osjetio da bi ton mogao biti formalniji.
Možete li ga izmijeniti imajući na umu ove komentare?
Hvala vam na napornom radu na ovome!
Monika
(Monika zatim ovo prati odvojenim e-mailom o sastanku odjela za odnose s javnošću.)
Ovdje je važno pronaći balans. Ne želite nekoga bombardirati e-poštom i ima smisla kombinirati nekoliko povezanih tačaka u jednu e-poštu. Kada se to dogodi, neka stvari budu jednostavne sa numerisanim paragrafima ili tačkama, i razmislite o "komadanju" informacija u male, dobro organizirane jedinice kako biste ih lakše probavili.
Primijetite, također, da je u dobrom primjeru iznad, Monika navela šta želi da Jackie uradi (u ovom slučaju, izmijenite izvještaj). Ako ljudima olakšate da vide šta želite, veća je šansa da će pozitivno odgovoriti.
Budite ljubazni
Poruke koje šaljete odraz su vašeg profesionalizma, vrijednosti i pažnje prema detaljima, tako da je potreban određeni nivo formalnosti kada koristite e-poštu, posebno na poslu.
Osim ako s nekim niste u dobrim odnosima, izbjegavajte neformalni jezik, sleng, žargon i neprikladne skraćenice. Emotikoni mogu biti korisni za razjašnjavanje vaše namjere, ali je najbolje da ih koristite samo s ljudima koje dobro poznajete.
Zatvorite svoju poruku sa "Pozdrav", "S poštovanjem" ili "Sve najbolje", u zavisnosti od situacije.
Primaoci mogu odlučiti da odštampaju e-poruke i podijele ih s drugima, stoga uvijek budite ljubazni.
Provjerite ton
Kada se susrećemo s ljudima licem u lice, koristimo govor tijela, ton glasa i izraze lica druge osobe kako bismo procijenili kako se osjećaju. E-pošta nam oduzima ove informacije, tako da može biti teško reći da li su ljudi pogrešno razumjeli naše poruke ili su ih na neki način pogrešno pročitali.
Vaš izbor riječi, dužina rečenice, interpunkcija i velika slova mogu se lako pogrešno protumačiti bez vizualnih i slušnih znakova.
U prvom primjeru ispod, Emma bi mogla pomisliti da je Harry frustriran ili ljut, ali u stvarnosti se osjeća dobro.
Razmislite o tome kako se vaša e-pošta "osjeća" emocionalno. Ako bi vaše namjere ili emocije mogle biti pogrešno shvaćene, pronađite manje dvosmislen način da izrazite svoje riječi.
Uredite e-poruku
Konačno, prije nego što pritisnete "pošalji", odvojite trenutak da pregledate svoju e-poštu zbog pravopisnih, gramatičkih i interpunkcijskih grešaka. Vaše poruke e-pošte jednako su dio vašeg profesionalnog imidža kao i odjeća koju nosite, tako da izgleda loše slati poruku koja sadrži greške u kucanju.
Dok čitate, obratite pažnju na dužinu e-pošte. Vjerovatnije je da će ljudi čitati kratke, sažete e-poruke nego dugačke, nerazumljive, pa se pobrinite da vaše e-poruke budu što kraće, bez isključivanja potrebnih informacija.
Naš članak o vještinama pisanja sadrži savjete i strategije koje možete koristiti prilikom čitanja e-pošte.
Ključne točke
Većina nas provodi značajan dio dana čitajući i sastavljajući e-poštu. Ali poruke koje šaljemo mogu zbuniti druge.
Da biste napisali efikasne e-poruke, prvo se zapitajte treba li uopće koristiti e-poštu. Ponekad bi možda bilo bolje podići telefon ili koristiti aplikacije za direktne poruke.
Neka vaša e-poruka bude sažeta i precizna. Šaljite ih samo osobama koje zaista trebaju da ih vide i budite jasni o tome šta biste željeli da primalac sljedeće uradi.
Zapamtite da su vaše e-poruke odraz vašeg profesionalizma, vrijednosti i pažnje posvećene detaljima. Pokušajte zamisliti kako bi drugi mogli protumačiti ton vaše poruke. Budite ljubazni i uvijek lektorirajte ono što ste napisali prije nego što kliknete na "pošalji".
Pogledajte i sledeci clanak:
